RPA Nedir? Robotik Süreç Otomasyonu Uygulamaları

Tekrarlayan, rutin iş görevlerinin olmadığı bir dünyayı hayal edelim. Formları doldurmak, veri girişi yapmak, satış emirleri koymak, bordro işlemlerini tamamlamak…

Farklı araştırmalar, beyaz yakalı çalışanların gün içinde zaman harcadıkları işlerin önemli bir kısmının “tekrarlayan” işler olduğunu ortaya koyuyor.

Birçok işletme yukarıdaki görevleri otomatikleştirmek için Robotik Süreç Otomasyonuna (RPA) yöneliyor. 

RPA'nın popülaritesi 2017'den bu yana istikrarlı bir şekilde artıyor. 📈

RPA botları bu tip işleri çalışandan öğreniyor ve bunları çalışanın yerine yapmaya başlıyor; çok daha kısa zamanda, çok daha küçük hata oranı ile ve 7/24 çalışarak.

Şunu da belirtelim ki bu robotik süreç otomasyonunda gerçekte hiçbir robot yer almıyor. 🙂‍↕️

Tabii ki işletmelerin RPA’ya yönelmesinin arkasında, temel işe daha fazla zaman ayırmak, daha düşük personel maliyetleri ve daha fazla iş memnuniyeti var.

Bu yazımızda Robotik Süreç Otomasyonunu daha yakından inceleyeceğiz.

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir?

RPA, Robotik Süreç Otomasyonun kısaltmasıdır. 2017 yılından bu yana bir hayli revaçta ve sektörel dönüşüme öncü olan bir teknoloji olduğunu söyleyerek başlamakta fayda var.

RPA, insanların normalde halledebileceği tekrarlayan görevleri yürütmek için sanal botlar kullanan bir optimizasyon yöntemidir. 

Gartner'a göre RPA, “Robotik süreç otomasyonu (RPA), kullanıcının belirli işleri otomatik bir şekilde etkinleştirmek için bir veya daha fazla betiği yapılandırmasına olanak tanıyan bir üretkenlik aracıdır.” anlamına gelir. 

Tıpkı insanlar gibi, yazılım robotları da ekranda ne olduğunu anlamak, doğru tuş vuruşlarını tamamlamak, sistemlerde gezinmek, verileri belirlemek ve çıkarmak gibi görevleri yerine getirebilirler. Ancak yazılım robotları bunu, ayağa kalkıp esneme veya kahve molası verme ihtiyacı duymadan, insanlardan daha hızlı ve daha tutarlı bir şekilde yapabilir.

Her zaman aynı adımları izleyen bir görevinin varsa, muhtemelen senin için bunu yapacak bir RPA botu programlayabilirsin. 

Bu botlar yazılım seviyesinde çalışır, kullanıcı arayüzlerinde gezinir ve bir insanın yapacağı tıklamaları ve adımları taklit eder. 

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nasıl Çalışır?

RPA teknolojisinde kullanılan robotlar, insan eylemlerini gözlemleyip kaydedebilen ve daha sonra bunları programlandığı gibi tekrarlayabilen yazılım botlarıdır. 

Özünde bu botlar, tıpkı insanların yaptığı görevleri yerine getirir: butonlara tıklar, veriler aktarır, bilgileri kopyalayıp yapıştırır ve dosyaları hareket ettirir. 

İster modern bir web uygulaması isterse de eski bir sistem olsun, insanların çalışabileceği herhangi bir grafiksel kullanıcı arayüzüyle (GUI) çalışabilirler.

Yukarıda saydığımız görevleri şu süreçlerden geçirerek gerçekleştirir:

1. Bot, bir uygulamaya giriş yapmak veya veri toplamak gibi bir görev için gereken eylemleri yakalar.
2. Bu bilgiyi koşullu mantık kullanarak işler.
3. Verileri bir CRM'e girmek veya birden fazla kaynaktan rapor oluşturmak gibi eylemleri gerçekleştirmek için diğer sistemlerle iletişim kurar.

Kısaca RPA’nın çalışma mantığını bu şekilde özetleyebiliriz.

Tüm bunlardan bahsetmişken RPA mimarisini oluşturan kavramlardan da bahsetmeden geçmek olmaz. ☺️ 

(IBM’in RPA Stüdyosu'nda tipik bir RPA betiği çalıştırması.) 

• Programlama dili: Kullanıcılar, bir betik oluşturmak için kod tabanlı veya düşük kodlu programlama diliyle komut dosyası yazar.
• Orkestrasyon modülleri: Kullanıcıların botu zamanlayabildiği, tetikleyebildiği ve izleyebildiği bir merkezdir.
• Bot: Kural tabanlı komutları gerçekleştiren bir yazılım otomasyon aracıdır.
• Etkileşim yetenekleri: Kullanıcılar, botun önceden oluşturulmuş API bağlantılarını kullanabilir veya eski sistemler, ERP'ler, web tarayıcıları gibi platformlarla etkileşim kurmak için yeni bağlantılar yapılandırabilir.

Robotik Süreç Otomasyonunun Temel Özellikleri

RPA bot yeteneklerine ilişkin özellikler

• Kural tabanlı yürütme: RPA yazılım robotları, kural tabanlı bir çerçeve içerisinde görevleri yürütür. Ancak, istisnalarla karşılaştıklarında döngüdeki bir insanı bilgilendirebilirler.
• Bilişsel yetenekler: RPA botları "akıllı" olmasa da, yetenekleri OCR, NLP ve diğer bilişsel otomasyon teknolojileri aracılığıyla geliştirilebilir.

Diğer RPA özellikleri

• Entegrasyonlar: Bunlar RPA botlarının üçüncü taraf uygulamalarla etkileşime girmesini sağlar.
• Güvenlik: RPA botlarının siber güvenlik ve iş uyumluluğu açısından güvenli olması gerekir. 
• Dağıtım seçenekleri: RPA botları şirket içinde veya bulutta dağıtılabilir.

Robotik Süreç Otomasyonunun (RPA) Türleri

Tabii ki de farklı RPA türleri bulunur. Bunlardan ilki programlama seçeneklerinin olduğu türdür. 

Bot ne kadar gelişmiş olursa, RPA botunu programlamak için o kadar fazla zamana ihtiyaç duyulur. Bu nedenle kod tabalı ve kodsuz/düşük kodlu olarak iki programlama seçeneği vardır. 

Kod tabanlı RPA'lar özelleştirilebilirler ancak kodlama bilgisi gerektirir. Kodsuz ve düşük kodlu RPA'lar, sürükle ve bırak arayüzleri ve ekran kaydı özellikleri sayesinde programlanması daha kolaydır. Ancak bu türün de bir dezavantajı var. O da, bu tür RPA’ların özelleştirilemiyor oluşu.

RPA’lar bilişsel yeteneklerine göre de farklılaşabilirler. Yapay zeka ve RPA'nın entegrasyonu, botun daha karmaşık otomasyon görevlerini üstlenmesine olanak tanır. 

Son tür de kullanım durumuna göre farklılaşan RPA’ları içerir. Gözetimsiz botlar asgari düzeyde insan müdahalesi gerektirirken, gözetimli botlar komut dosyalarını çağıran bir insana ihtiyaç duyar.

RPA Uygulamaları ve Kullanım Örnekleri

RPA’nın temel işlevleri şunlardır 👇:

• Çeşitli uygulamaları başlatma ve kullanma, örneğin:
  • E-postaları ve eklerini açma
  • Uygulamalara giriş yapma
  • Dosya ve klasörleri taşıma
• Kurumsal araçlarla entegrasyon, örneğin:
  • Sistem API’lerine bağlanma
  • Veritabanlarına okuma ve yazma
• Verilerinizi zenginleştirme, örneğin:
  • Web’den veri çekme (sosyal medya dahil)
  • Veri ve belge işleme
• Mantıksal kuralları takip etme, örneğin:
  • "Eğer/o zaman" kuralları
• Diğer işlevler:
  • Metin ek açıklamaları yapma
  • Hesaplamalar gerçekleştirme
  • Belgelerden veri çıkarma
  • Veri taşıma ve girişi yapma
  • Periyodik raporlar hazırlama ve dağıtma

Günümüzde RPA, birçok kişiyi çok çeşitli sektörler ve süreçlerde tekrarlayan sıkıcılıktan kurtarıyor. Finansal hizmetlerden sağlık hizmetlerine, üretimden kamu sektörüne ve perakendeye kadar uzanan farklı sektörlerdeki işletmeler, finans, uyumluluk, hukuk, müşteri hizmetleri, operasyonlar ve BT gibi çeşitli alanlarda RPA kullanıyor. Şimdi onlardan bazılarına göz atalım. 🦾

Müşteri desteği

RPA’nın müşteri hizmetleri alanında kullanıma gerçek bir örnek ile başlayalım. Bir e-ticaret şirketinin büyümesi devam ettikçe, aldıkları müşteri destek taleplerinin sayısı da arttı. 

Mevcut küçük ekiplerini desteklemek için bir sohbet robotu kullandılar. 💬

Sohbet robotu, yaygın soruları yanıtlamak ve müşterileri ilgili makalelere ve forum sayfalarına yönlendirmek üzere programlandı. Bu, ekip üyelerinin karmaşık sorgulara ve ek satışlara odaklanmak için daha fazla zaman harcamalarını sağladı.

Finans

Finans departmanları fatura işlemeyi yönetmek için RPA kullanabilir. Botlar PDF faturalarından önemli verileri çıkarır, bunları şirket ERP sistemine girer ve API bağlantılarına ihtiyaç duymadan ödeme onayları için yönlendirebilir. 

Botlar arka planda yorulmadan çalışırken, finans ekibi büro işleri yerine tahmin ve risk analizi gibi stratejik görevlere odaklanabilir.

Üretim

RPA, üretim tesislerinde de kullanılabilir. Otomasyon yazılımı, eski bir sistemdeki envanter seviyelerini izler ve stok belirli bir eşiğin altına düştüğünde hammaddeler için otomatik olarak satın alma emirleri oluşturabilir. 

Kalite kontrolü sırasında, botlar üretim hattındaki sensörlerden gelen verileri işleyerek kusurları belirler ve operasyon ekibi için raporlar derleyebilirler.

Faturalama

Bu sefer de bir örnek değil de kullanım durumu üzerinden gidelim. Büyüyen bir SaaS şirketi, faturalama sürecini otomatikleştirmek ve optimize etmek için RPA kullanıyor. 💸

RPA teknolojisini kullanarak, kullanıcıları yaklaşan ödemeler hakkında otomatik olarak bilgilendiriyor ve hatta ödenmemiş ödemeleri olan hesapları kilitleyebiliyor. 

RPA'nın Faydaları

RPA botları yorulmak bilmez, tatil veya fazla mesai ücreti olmadan 7/24 çalışır. 

Görevleri olağanüstü hız, doğruluk ve tutarlılıkla tamamlarlar ve manuel süreçleri etkileyen hata riskini azaltırlar. 

Peki bir şirket bundan nasıl faydalanır? 🤔

Artan üretkenlik ve iyileştirilmiş veri kalitesi doğrudan maliyet tasarruflarına yol açarken, aynı zamanda çalışanların daha stratejik, katma değerli faaliyetlere odaklanmasını sağlar.

Şimdi RPA’nın şirketlere sağladığı faydalara bir göz atalım 👇

1. İyileştirilmiş iş sonuçları: RPA, doğrudan ve dolaylı olarak iş sonuçlarını iyileştirir. Doğruluk, hız ve 7/24 erişilebilirlikle süreç kalitesinin artırır. 
2. Daha yüksek değerli faaliyetlere odaklanma: RPA, rutin görevleri devralarak, çalışanların daha stratejik faaliyetlere konsantre olmasını sağlar. Örneğin, satış temsilcileri, potansiyel müşterilerle etkileşime girmeye daha fazla zaman ayırmak için iletişim bilgilerini bulma veya tanıtıcı mesajlar gönderme gibi rutin görevleri otomatikleştirebilir.
3. Azaltılmış genel giderler: Deloitte'un Küresel RPA Anketi'ne göre, RPA'dan yararlanan kuruluşlar, robotik süreçlerle ortalama %20 kapasite artışı bildirdi ve bazıları %52'ye kadar ulaştı. Bu sayılar, RPA'nın operasyonları optimize etmedeki dönüştürücü potansiyelini açıkça gösteriyor.
4. İyileştirilmiş yatırım getirisi: Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) uygulayan kuruluşlar %250 ortalama Yatırım Getirisi (ROI) elde etti. Bazıları %380'e kadar ROI'ye bile ulaştı.
5. Artan verimlilik: Çalışanların üzerinden saatlerce süren tekrarlayan işleri almak, onların önemli görevleri daha etkili bir şekilde yerine getirmelerine yardımcı olur. RPA tam da bu konuda karşımıza çıkar.
6. Daha az insan hatası: Otomasyon, belirlediğiniz kurallara göre her seferinde aynı görevi aynı şekilde yaparak insan hatalarını neredeyse ortadan kaldırır. RPA düşük riskli, müdahalesiz bir çözümdür. Eski sistemlere sorunsuz bir şekilde entegre olur, manuel hataları azaltır ve yetkisiz erişimi sınırlayarak güvenliği artırır.
7. Daha akıcı müşteri deneyimi: Otomatik süreçler her seferinde aynı şekilde gerçekleştirildiğinden, müşteriler zamanında ve öngörülebilir yanıtlar alırlar. Örnekniğin botlar, ödemeleri otomatikleştirmek ve gecikmiş faturalar için hatırlatmalar göndermek üzere programlanabilir ve bu sayede işleri zamanında tamamlam güçlendirilebilir.
8. Artan müşteri katılımı: Robotik süreç otomasyonu, müşteri etkileşimlerini düzene sokarak, ele alınmamış sorunların olasılığını azaltır. Otomatikleştirilmiş iş akışları, müşteri endişelerinin tutarlı bir şekilde ele alınmasını sağlayarak memnuniyeti artırır. Örneğin, RPA destekli sohbet robotları insan etkileşimlerini simüle edebilir, yaygın soruları çözebilir ve karmaşık olanları daha da ileri taşıyabilir.
9. Veri girişi hatalarının azaltılması: Veri girişindeki insan hataları maliyetlidir. İnsan hataları ve düşük kaliteli verilerin işletmelere her yıl milyarlarca dolara mal olduğu tahmin edilmektedir. RPA yazılımı, veri tutarlılığını koruyarak ve izlenebilirlik için olayları kaydederek bunları ortadan kaldırır. Örneğin, veri girişi ve doğrulaması için RPA kullanan bir banka, hataları en aza indirerek yıllık 1 milyon dolar tasarruf sağladı.
10. Daha hızlı servis: Çalışanlar ve BT ekipleri rutin görevlere önemli miktarda zaman harcarlar. Bunları RPA aracılığıyla otomatikleştirmek verimliliği ve yanıt sürelerini artırır. Örneğin, Piraeus Bank, RPA kullanarak kredi başvurularının işlenmesini 35 dakikadan 5 dakikaya düşürdü.

RPA'nın bu faydaları, RPA uygulamalarının artık "neden❓" yerine "nasıl 🧐" sorusu haline geldiğini güzel bir şekilde özetliyor. 

En İyi RPA Araçları Hangileridir?

Belirli bir endüstrideki belirli bir süreç için doğru RPA aracı, aracın yeteneklerine bağlıdır. Pazarda 50'den fazla oyuncu varken, en iyi RPA aracını belirlemek zordur. 

Genellikle en iyi çözüm, özel gereksinimlere bağlıdır. 

Bu konuda piyasayı IBM, Blueprism, UiPath ve Automation Anywhere domine etmiş durumda.

Tabii bir de bu araçları seçerken dikkate alınması gereken birkaç faktör olabilir. 

Onları da şu şekilde özetleyebiliriz;

1. Bot kurulumunun kolaylığı
2. Düşük kod yetenekleri
3. Katılımlı vs. katılımsız
4. ML yetenekleri
5. İstisna işleme ve insan incelemesi
6. Kurumsal uygulamalarla entegrasyon
7. Orkestrasyon ve yönetim
8. Bulut botları
9. Süreç ve görev keşfi ve madenciliği
10. Ölçeklenebilirlik

RPA ve Yapay Zeka (AI)

RPA ve yapay zeka sıklıkla aynı şey sanılıyor. Ancak ikisi de farklı kavramlar. 

Yapay zeka, insan zekasını taklit eden tüm teknolojiler için kullanılan bir kapsayıcı bir terimdir. RPA botları ise zeki değildir, yalnızca insan eylemlerini taklit ederler. 

Yani yapay zeka, RPA'dan şu açıdan farklıdır: 

• Yapay zeka bir sorunu çözmenin yollarını bulmaya çalışır.
• RPA bir sorunu çözmek için kural tabanlı emirleri takip eder.

Örneğin, bir işletme sıralanması, kategorilendirilmesi ve yanıtlanması gereken farklı 

aciliyet seviyelerine sahip farklı e-postalar alabilir. NLP ve OCR gibi yapay zeka teknolojileri e-postaların içeriğini okuyabilir, kategorilere ayırabilir ve seçici bir şekilde yanıt verebilir. 

RPA daha sonra bu verileri doğru veri tabanlarında depolayabilir ve ilgili sistemleri güncelleyebilir. 

Robotik süreç otomasyonu (RPA) ve yapay zeka (A) bu şekilde birlikte çalışabilir. 👊

RPA’nın Sınırlamaları Nelerdir?

Gelelim RPA’nın handikaplarına. RPA botları katı kurallara uyar. 

Bu sistem yapay zeka karar destek noktaları ile desteklenmediği sürece sadece yazılan kurallara göre hareket eder. 

Yani süreçlerde, arayüzlerde veya temel sistemlerde yapılan herhangi bir değişiklik için botun yeniden programlanması gerekir. Aksi takdirde, basitçe çalışmazlar. Bu devam eden bakım zaman alıcı ve maliyetli olabilir. Zaten bunu fark eden uipath gibi devler hemen yapay zeka çalışmalarına giriştiler. 

Çok sayıda botu ve güncellemelerini yönetmek de zorlu bir görevdir ve operasyonları ölçeklendirmeye çalışırken hızla kontrolden çıkabilir. 

Bir diğer konu, RPA'nın genellikle eski sistemler de dahil olmak üzere birden fazla uygulama ile arayüz oluşturması gerekir. Bu başlangıçta işe yarasa da, sistemler eskidikçe uyumluluk ve güvenlik sorunları artabilir. 

RPA Kariyeri

Bu yazımızda RPA’nın ne olduğunu ve ne işe yaradığını ele aldık. Şimdiye kadar okudukların ilgini çektiyse ve bu alan hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsan, 

“RPA Developer Nedir?” yazımıza da göz atmanı öneririz.

Sadece on yıl içinde RPA’da kaydedilen tüm gelişmeleri düşün. 

On yıl önce hiç hayal etmediğimiz yazılım robotlarının kullanımıyla bizi hayrete düşürdü. Ancak şimdi görevleri tamamlama biçimini değiştirdi.

RPA kısa bir süre içinde büyüdüğü için, bu alanda kariyer yapmak için birçok fırsat var. 

Teknoloji, yapay zeka ve makine öğreniminin birleşimiyle genişliyor ve bu da gelecekteki otomasyon görevlerinin aşamasını kesinlikle değiştirecek. 

RPA Bootcamp’leri ve eğitim programlarının artmasıyla birlikte, giderek daha fazla kişi bu alanda kariyer yapmaya yöneliyor. 

Kariyerinde RPA Developer olarak ilerlemek istiyor ancak nereden başlayacağınızı bilemiyorsan ücretsiz Meet-up’larımıza göz atabilir, sorularını sorabilirsin.